②一次性记录 。从客人预订单上获取一些信息记录后 ， 预订员应该向客人复述一遍 。
(9)接听电话订房
接听电话时 ， 正确的声调应该是很友好、亲切和动听的 。预订部接到的多数电话都是先问及有关酒店的服务项目、房价等 ， 订房员工要耐心回答 ， 抓住机会向客人推销 。报房价时 ， 要先报豪华的现行房价 ， 然后再报低一点的普通房价 。当客人表示愿意接受时 ， 就可以进一步询问客人的要求 ， 填写订单 。
2.入住登记礼仪
(1)登记入住
客人一抵店就迅速为其办理住房登记手续 ， 保证总服务台经营高效率 ， 使客人满意 。登记表设计必须简单、科学、合理化 。
(2)缩短时间
总服务台要与客房部多联系多协调 ， 保证快速敏捷地为客人分配 ， 避免造成部门之间沟通不完善 ， 导致客人登记所花的时间太长 。一般来说 ， 总服务台员工要迅速为客人办理下榻登记 ， 分配房间 ， 所用时间限制在2分钟以内 。
(3)精通业务
应该知道如何操作电话总机室的设备及电脑 。除了他们的本职工作以外 ， 也必须对于一些突发情况 ， 即客人的特殊要求作出反应 ， 提供协助和服务 。另外 ， 也必须将一些可疑人物及不正常的事件及时向主管汇报 。
(4)要有强烈的责任心
要有强烈的责任心 ， 要求员工每次上班后 ， 核实分房、客人抵达情况和结账情况 ， 看看是否一切无误 ， 完全正常 。
(5)信息沟通
在入住登记控制信息沟通中 ， 客房部的人员必须及时地将可出租的房间通知总台 ， 总台员工可将客房租给客人 。酒店客房如不及时租出 ， 其价值无可贮存 ， 损失是无法弥补的 。
(6)查对客房条件
总服务台必须确定并查对客人所下榻的客房条件是否符合客人所需 。例如房间的类别、等级、价格等 。
(7)方便客人
给客人客房钥匙时 ， 通常是连同酒店地图一同交给客人 。
(8)让客人满意
酒店员工只要按照所规定的服务程序及服务规范去做 ， 那么毫无疑问 ， 客人会感到满意 ， 从客人开始步入酒店直至到他们的客房下榻 ， 都会有一种舒适、方便、愉快的感觉 。
(9)更新信息
迅速更新有关客人迁出和换房的信息以及保持客房和客人住房情况的最新记录 。查验客房房态与实际客房之间有关客人住宿情况的准确性 ， 以便纠正住店客人账单上的差错 ， 保证出租所有可供出租的客房 。
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